Kinh nghiệm quản lý nhà trọ hiệu quả dành cho mọi chủ nhà
Kinh doanh nhà trọ trở thành sự lựa chọn của nhiều người khi có đủ điều kiện về tài chính, có đất đai rộng rãi tại khu vực phù hợp. Xây dựng nhà trọ cho thuê sẽ giúp chúng ta có được nguồn thu nhập ổn định, đều đặn thậm chí là khá lớn hàng tháng. Tuy nhiên, muốn có được hiệu quả kinh doanh như ý thì cần phải có kinh nghiệm quản lý nhà trọ, từ đó việc cho thuê thuận lợi, đem tới khoản thu đáng để và tránh được những ảnh hưởng không mong muốn có thể xuất hiện.
Công việc quản lý nhà trọ dành cho những ai?
Thông thường, mọi người thường nghĩ rằng công việc quản lý nhà trọ chỉ dành riêng cho các chủ nhà. Tuy nhiên, sự bùng nổ nhu cầu thuê nhà như trên đã mang lại nhiều sự thay đổi trong lĩnh vực này. Công việc quản lý nhà trọ đã không còn là việc riêng nữa. Nó đã trở thành một dịch vụ với nhiều đối tượng tham gia.
Hiện nay, công việc quản lý nhà trọ được thực hiện bởi :
- Chủ trọ: Đây là người quản lý truyền thống và phổ biến nhất tại các dãy trọ. Người chủ trọ có quyền kiểm soát mọi hoạt động tại khu trọ và chịu trách nhiệm tất cả các sự việc xảy ra trong phạm vi khu trọ. Trong thời điểm hiện tại thì chủ trọ thường trực tiếp quản lý các khu trọ với quy mô dưới 20 phòng.
- Người quản lý thuê: Đây là một công việc mới xuất hiện trong vài năm gần đây. Các chủ trọ khi phải quản lý những dãy trọ trên 20 phòng hoặc quản lý cùng lúc nhiều dãy sẽ dễ bị quá tải và xảy ra sai sót. Do đó, họ bắt đầu tìm kiếm người hỗ trợ công việc quản lý nhà trọ và một loại hình lao động mới được khai sinh.
- Công ty hoặc nhóm dịch vụ: Nhận thấy nhu cầu thuê người quản lý phòng trọ đang ngày càng tăng cao, một số công ty hoặc nhóm dịch vụ quản lý phòng trọ bắt đầu hình thành. Các công ty này sẽ thay mặt chủ trọ quản lý mọi hoạt động trong khu trọ và lấy phí dịch vụ. Một số công ty còn có phần mềm quản lý nhà trọ rất hiệu quả.
Để quản lý được nhà trọ thì người quản lý cần làm những công việc gì?
Công việc quản lý nhà trọ tổng thể
Công việc quản lý nhà trọ tổng thể dùng để chỉ các hoạt động quản lý dưới đây:
- Quản lý cơ sở vật chất: Trước khi cho người thuê vào ở, bạn cần kiểm tra và xác nhận lại tình trạng mỗi phòng. Nếu có phòng nào xuống cấp thì cần phải cải thiện ngay.
- Soạn thảo và kí kết hợp đồng: Đây là điều mà khá nhiều chủ trọ đã bỏ qua. Khi kí kết hợp đồng và đóng tiền cọc thì người thuê sẽ có trách nhiệm hơn trong quá trình thuê trọ. Tuy nhiên, không nên ép người thuê đóng tiền cọc quá nhiều nhé!
- Quản lý thu chi tổng: Mỗi tháng, bạn cần biết được cụ thể là dãy trọ mang lại bao nhiêu lợi nhuận. Nếu tính tay sẽ tốn nhiều thời gian nên bạn có thể dùng một số phần mềm quản lý phòng trọ miễn phí
- Xây dựng bảng nội quy dãy trọ: Theo nhiều chủ trọ thì dãy trọ có bảng nội quy sẽ dễ quản lý hơn rất nhiều. Bạn nên soạn và đặt một bảng nội quy lớn tại khu vực cổng để mọi người đều có thể đọc và chấp hành.
Công việc quản lý nhà trọ chi tiết
Quản lý nhà trọ chi tiết là những công việc thu thập và tổng hợp các chỉ số của từng phòng mỗi tháng. Bên cạnh đó, người quản lý cần nắm rõ các thông tin và tình hình cụ thể của từng phòng như sau:
- Quản lý danh sách và thông tin người thuê: Số lượng người ở mỗi phòng và thông tin cá nhân của họ cần được xác nhận rõ ràng. Nếu có bất cứ ai đến ở lại ban đêm thì bạn cần phải nắm rõ.
- Ghi số điện, nước: Đây là công việc mà bất cứ quản lý phòng trọ nào cũng đã từng làm. Hiện nay, có một số phần mềm quản lý phòng trọ giá rẻ có chức năng tự động cập nhật số điện nước. Bạn nên dùng thử nhé!
- Quản lý chi phí dịch vụ phụ: Các loại phụ phí như Internet, phí vệ sinh cần được ghi rõ ràng để tránh hiểu nhầm
Công việc quản lý nhà trọ liên kết
Công việc quản lý nhà trọ bình thường sẽ diễn ra trôi chảy. Tuy nhiên nếu có sự cố thì nó sẽ ảnh hưởng đến cả tập thể và thậm chí là an ninh khu vực. Do đó, người quản lý cần có sự kết nối với các cơ quan chức năng trong khu vực, đặc biệt là cảnh sát khu vực và đội PCCC.
Sau đây là những điều bạn cần làm để có thể quản lý dãy trọ một cách toàn diện:
- Tạo mối quan hệ thân thiện nhưng không dễ dãi với người thuê. Xây dựng các mối quan hệ tốt đẹp với hàng xóm và các dãy trọ lân cận.
- Trang bị các thiết bị PCCC trong dãy trọ và đặt bảng hiệu lệnh PCCC. Bên cạnh đó, bạn cần lưu sẵn số điện thoại của đội PCCC gần nhất.
- Định kỳ mời cảnh sát khu vực về dãy trọ để phổ biến thông tin cần thiết đến người thuê. Lưu sẵn thông tin liên hệ đến công an khu vực và cảnh sát 113.
- Lắp đặt hệ thống camera là điều luôn được khuyến khích tại mọi dãy trọ
Những khó khăn thường gặp phải khi quản lý nhà trọ
Khó khăn quản lý người thuê trọ
Việc kinh doanh cho thuê nhà trọ thông thường hướng tới đối tượng khách hàng chính là học sinh sinh viên, người có thu nhập thấp, các gia đình trẻ,… Với đối tượng khách thuê đa dạng, nhiều thành phần, ở nhiều độ tuổi đôi khi gây ra những phức tạp nhất định. Bởi thế, việc quản lý trở nên khó khăn, có nhiều vấn đề phát sinh hơn rất nhiều.
Việc tổ chức vui chơi, ăn nhậu, hay có những hoạt động gây ồn ào, ảnh hưởng tới người khác, thậm chí là trái pháp luật,… hoàn toàn có thể xảy ra. Điều này sẽ khiến chủ phòng trọ gặp rất nhiều những khó khăn trong việc xử lý và giải quyết.
Kinh doanh nhà trọ tốn nhiều thời gian
Cho thuê nhà trọ không đơn giản chỉ là việc tìm kiếm khách thuê, tiến hành cho thuê và thu tiền là mọi việc được thực hiện xong. Trong thực tế thì vấn đề chúng ta gặp phải sẽ nhiều hơn rất nhiều.
Thời gian cho việc khảo sát khách thuê, kiểm tra khu vực nhà cho thuê, quản lý về an ninh, thực hiện các thủ tục hành chính, tính toán tiền thuê nhà của từng phòng,… và rất nhiều những công việc không tên khác nữa. Những công việc đó đòi hỏi chủ nhà trọ phải bỏ ra nhiều thời gian, công sức mới thực hiện hết được.
Nguy cơ thua lỗ với chi phí vận hành lớn
Cho thuê phòng trọ luôn luôn lãi, chắc chắn sẽ mang tới nguồn thu lớn. Điều này không phải lúc nào cũng đúng. Thực tế là có những trường hợp chịu cảnh thua lỗ khi kinh doanh nhà trọ bởi chi phí vận hành quá lớn gây ra. Có nhiều chi phí cần bỏ ra như tiền điện, tiền nước, tiền mạng, truyền hình, hay khấu hao nhà trọ, thiết bị hư hỏng, thuế kinh doanh, lãi ngân hàng (nếu đi vay),… Trong khi đó, nếu không duy trì được lượng khách thuê ổn định, lâu dài thì việc chịu cảnh thua lỗ, phải bỏ tiền túi ra bù vào hoàn toàn có khả năng xảy ra.
Kinh nghiệm quản lý nhà trọ hiệu quả, phù hợp với mọi mô hình
Chọn lọc đối tượng khách thuê
Việc chọn lọc được đối tượng khách tới thuê nhà trọ giúp chúng ta có thể quản lý và duy trì được hoạt động kinh doanh của mình ổn định, hiệu quả và tránh những vấn đề phát sinh tốt hơn. Thông thường, định hướng đối tượng cho thuê nhà trọ có những nhóm cơ bản là: sinh viên, hộ gia đình, công nhân, tổng hợp.
Thông thường thì sinh viên, hộ gia đình là đối tượng cho thuê lý tưởng nhất. Được đánh giá là hiền lành nhất, tránh những sự cố có khả năng phát sinh tới mức tối đa. Tuy nhiên, nếu nhà trọ của bạn nằm trong khu vực có nhiều nhà máy, xí nghiệp,… thì việc xây dựng nhà trọ thông thường nên hướng tới mọi đối tượng nếu muốn có lượng khách thuê lớn nhất.
Yêu cầu cung cấp thông tin về CMND, hay đăng ký tạm trú, cũng như mọi quy định theo luật. Điều này đảm bảo hỗ trợ cho công tác quản lý, cũng giúp việc duy trì hoạt động cho khu nhà trọ hiệu quả, tránh việc có những phát sinh liên quan tới Pháp luật mà bản thân chúng ta không muốn gặp phải.
Thái độ thân thiện nhưng không quá dễ tính đối với khách thuê trọ
Thân thiện là điều cần thiết song mọi thứ cần tuân theo đúng quy định, nội quy đã đề ra trước đó. Thân thiện giúp khách thuê cảm thấy thoải mái khi sinh sống tại đây nhưng không quá dễ tính nếu muốn việc quản lý luôn duy trì trong quỹ đạo, không có những ảnh hưởng tiêu cực, hay thậm chí là hỗn loạn, khó kiểm soát có khả năng xảy ra.
Thuê người có kinh nghiệm để quản lý nhà trọ
Đối với những người không có kinh nghiệm, hay khu nhà trọ lớn thì việc thuê người quản lý là một giải pháp lý tưởng. Việc thuê người quản lý có thể chọn lựa người kinh nghiệm phong phú, có thể tin tưởng, nếu là người thân quen thì càng lý tưởng hơn. Qua đó, việc cho thuê nhà trọ, quản lý khu trọ được thực hiện thuận lợi, luôn trong tầm kiểm soát và ổn định. Điều đó cũng giúp việc thu hút được khách tới thuê trọ hiệu quả hơn.
Quản lý phòng trọ đơn giản với phần mềm quản lý nhà trọ ITRO
Để quản lý được nhà trọ, phòng trọ cho thuê hiệu quả thì sử dụng công cụ hỗ trợ cũng là một gợi ý lý tưởng nên được tính toán và xem xét. Công cụ quản lý nhà trọ chuyên dụng khi được sử dụng giúp ích rất nhiều cho công tác quản lý, từ đó việc duy trì được hoạt động ổn định của khu nhà trọ được thuận lợi và dễ dàng hơn rất nhiều.
Hiện nay, có nhiều công cụ được cung cấp bởi nhiều nhà phát triển khác nhau hỗ trợ cho việc quản lý nhà trọ. Trong đó, phần mềm quản lý nhà trọ Resident là một trong số những quyết định đúng đắn. Hỗ trợ toàn diện, cách sử dụng đơn giản, thân thiện với mọi đối tượng người dùng, chi phí hợp lý,… giúp việc kinh doanh cho thuê nhà trọ, phòng trọ đạt kết quả cao như mong đợi.
Một số lưu ý dành cho người mới bắt đầu quản lý nhà trọ
Lựa chọn mô hình kinh doanh nhà trọ đúng ngay từ đầu
Chọn mô hình kinh doanh đúng, hướng tới đối tượng người thuê thích hợp, với quy mô vừa phải sẽ giúp việc cho thuê nhà trọ đem tới lợi nhuận cao nhất. Vấn đề này cần được chủ đầu tư tính toán, cân nhắc và xem xét cẩn trọng, kỹ lưỡng. Khi có thể nhìn nhận đúng đắn và đưa ra quyết định cuối cùng phù hợp mới bảo vệ được lợi ích, lợi nhuận cuối cùng đạt được.
Hoàn thiện cổng ra vào khu trọ chắc chắn, an toàn
Hệ thống cổng cửa ra vào chắc chắn và an toàn vừa tạo cảm giác an tâm cho người thuê, cũng giúp việc quản lý được hiệu quả hơn. Việc hoàn thành hệ thống cổng ra vào của khu trọ cần được tiến hành ngay khi khu nhà trọ được xây dựng. Từ đó tạo nên khu nhà trọ cho thuê đạt tiêu chuẩn chất lượng, hoàn thiện ngay từ đầu.
Nội quy phòng trọ rõ ràng
Một khu nhà trọ muốn hoạt động hiệu quả, có thể quản lý tốt khách thuê thì việc đưa ra quy định, nội quy rõ ràng và cụ thể là việc cần làm. Từ những nội dung được cung cấp thì khách thuê chủ động nắm bắt ngay từ khi bắt đầu để họ xác định có nên thuê trọ hay không, quy định phù hợp với đòi hỏi thực tế của họ hay không. Điều này tránh những thay đổi có thể xuất hiện gây ra ảnh hưởng tiêu cực mà chúng ta không thể lường trước được.
Quản lý nhà trọ với hệ thống camera quan sát
Trang bị camera giám sát trong khu nhà trọ cho thuê là một lựa chọn lý tưởng để việc quản lý được hỗ trợ tốt hơn. Có thể theo dõi mọi hoạt động diễn ra tại khu trọ nên dù bạn ở đâu cũng có thể quản lý tốt, phát hiện kịp thời những vấn đề tiêu cực xảy ra. Vừa hỗ trợ cho quản lý lại giúp duy trì an ninh, bảo vệ tài sản cho khách thuê tốt hơn.
Làm hợp đồng cho thuê đầy đủ và chi tiết
Thông qua hợp đồng cho thuê, người cho thuê và người thuê có sự ràng buộc nhất định, phải thực hiện theo đúng những thỏa thuận đã cam kết trong hợp đồng. Từ đó bảo vệ tốt nhất cho quyền lợi của hai bên. Đây là kinh nghiệm quản lý nhà trọ, phòng trọ mà ai cũng cần nắm bắt đầy đủ và rõ ràng.
Thuê bảo vệ riêng cho khu trọ
Kiểm soát an ninh cho khu nhà trọ cho thuê là vấn đề mà chủ trọ cần chú ý thực hiện. Bảo vệ riêng sẽ quản lý người ra vào, xác định người lạ vào khu trọ, can thiệp kịp thời những mâu thuẫn, những tranh chấp không may xảy ra,…được nhanh chóng hơn. Từ đó có thể hạn chế tới mức tối đa những vấn đề không mong muốn xuất hiện.
Làm thủ tục đăng ký kinh doanh nhà trọ và đóng thuế
Kinh doanh nhà trọ theo quy định của Pháp luật cần tiến hành đăng ký kinh doanh, đồng thời thực hiện việc đóng thuế đầy đủ. Vì thế, khi xác định xây nhà cho thuê để kinh doanh cần phải đăng ký theo đúng thủ tục, quy định, tránh được những phiền toái khi có đoàn kiểm tra, hay việc tốn chi phí nộp phạt,…
Tính toán chi phí phù hợp nhà trọ cho thuê
- Đối với chi phí vận hành nhà trọ cho thuê có nhiều khoản cần bỏ ra như:
- Chi phí dành cho việc sửa chữa những vật dụng trong phòng trọ như đồ đạc, thay bóng đèn, sửa chữa vòi nước,…
- Chi phí dành cho việc dọn dẹp vệ sinh định kỳ. Người thuê trọ sẽ chỉ thực hiện dọn dẹp phòng mà họ ở, họ thuê. Vì thế, những không gian chung như hành lang, hay bếp chung,… thì chủ nhà trọ là người chịu trách nhiệm thực hiện.
- Chi phí phát sinh cho việc sửa chữa, hoàn thiện lại phòng khi có khách chuyển đi.
- Chi phí dành cho thời gian và công sức quản lý khu trọ như thời gian tính toán tiền nhà của từng phòng, thời gian đi thu tiền, công sức quản lý khu phòng trọ,…
- Chi phí khấu hao hao mòn nhà trọ là một khoản phí phải tính toán. Khấu hao nhiều hay ít một phần phụ thuộc vào việc quản lý của chủ phòng trọ, một phần dựa vào ý thức của người thuê.
Tìm hiểu kinh nghiệm quản lý nhà trọ để xác định những khó khăn có thể sẽ đối mặt, bổ sung thêm kinh nghiệm, những lưu ý cần thiết giúp việc cho thuê nhà trọ khi đi vào hoạt động diễn ra suôn sẻ. Hy vọng những chia sẻ của ITRO sẽ hữu ích và giúp bạn đón đầu trước những vấn đề để có thể khắc phục, cải thiện.
Tham khảo thêm một số nội dung hay khác:
Thủ tục đăng ký kinh doanh nhà trọ từ A-Z mới nhất 2022