Thời đại công nghệ số: Bạn còn quản lý nhà trọ bằng sổ sách và Excel không?

Áp dụng công nghệ vào quản lý nhà trọ đã không còn nhiều xa lạ với các nhà trọ, đặc biệt là nhà trọ có quy mô lớn hơn.Tuy nhiên vẫn còn nhiều nhà trọ cho rằng việc quản lý các phòng trọ chỉ cần dùng sổ sách hay excel là đủ. Vậy liệu quản lý sổ sách, excel truyền thống có mang lại hiệu quả kinh doanh? Hãy cùng iTro tìm hiểu vẫn đề của nhiều quản lý, chủ nhà trọ đang băn khoăn nhé!

Những công cụ quản lý thô sơ này xem chừng không tốn kém và khá đơn giản. Tuy nhiên, nó chỉ đúng với quy mô kinh doanh nhỏ ít phòng trọ và chủ trọ trực tiếp quản lý. Đến khi mở rộng kinh doanh hay thuê người quản lý sẽ dẫn tới tính trạng khó kiểm soát, khó quản lý khi mất giấy tờ, dữ liệu, tính toán thu chi sai gây thất thoát và giảm doanh thu.

Thế giới ngày nay đã bước sang thời đại công nghệ số 2018. Hàng loạt công cụ quản lý hiện đại ra đời hỗ trợ công tác quản lý nhà trọ, các đối thủ cạnh tranh của bạn đã và đang áp dụng. Nếu bạn cứ mãi áp dụng một cách quản lý truyền thống, chẳng bao lâu bạn sẽ bị bỏ xa trong cuộc đua khắc nghiệt này.

Quản lý theo cách truyền thống nguy cơ với việc “mất khách hàng”

Không thể phủ nhận được rằng việc quản lý bằng sổ sách không thể mang lại hiệu quả tối đa, ví dụ như việc quản lý khách hàng. Với công cụ quản lý sổ sách thì việc lưu lại được toàn bộ lịch sử thanh toán và thông kê thông tin chi tiết về người thuê trọ là điều không thể hoặc nếu có thể thì rất khó khăn và tốn nhiều thời gian. Điều này cũng gây khó khăn cho nhân viên khi không nắm bắt được nhu cầu người thuê trọ để có chiến lược thu hút và giữ chân họ.

Sẽ ra sao khi “đối thủ” của bạn làm được những việc đó? Bạn có tự tin giữ chân được khách thuê trọ với các dịch vụ đó không? Khi thị trường kinh doanh đều đặt khách hàng là thượng đế, công việc chăm sóc khách hàng luôn được đặt lên hàng đầu. Hơn ai hết các chủ trọ đều hiểu rằng việc tìm kiếm khách thuê mới khó khăn và tốn nhiều chi phí hơn việc giữ chân những khách thuê trọ cũ.

Quản lý theo cách truyền thống – thất thoát là điều không tránh khỏi

Kinh doanh nhà trọ, hàng tháng sẽ có rất nhiều các giao dịch, hóa đơn thanh toán nhất là vào cuối tháng. Khi đó, chủ trọ và quản lý nhà trọ phải thống kê tính toán tiền phòng cùng vô vàn các loại phí dịch vụ của phòng. Số lượng phòng càng lớn, việc tính toán thủ công như vậy sẽ không tránh khỏi những nhầm lẫn và như thế bạn đã thất thoát thoát đi một khoản không hề nhỏ. Đối với nhiều nhà trọ, nếu không có phần mềm quản lý nhà trọ, quản lý phòng, dịch vụ thì các chủ trọ sẽ phải đau đầu khá nhiều về vấn đề này.

Với việc quản lý trên giấy tờ sổ sách, excel thì việc thất thoát hay mất giữ liệu không phải là không xảy ra. Chỉ cần bạn quên giấy tờ, hay những trường hợp bất ngờ như hoản hoạn, lũ lụt các dữ liệu của bạn hoàn toàn có thể mất trắng. Trường hợp quản lý bằng excel cũng không hẳn không có rủi ro, máy tính bị hỏng hay virut tấn công thì dữ liệu cũng sẽ bị mất hoàn toàn.

Quản lý theo cách truyền thống – Chi phí nhân sự sẽ rất cao

Hãy thử một phép tính cơ bản nhé, nếu bạn cắt bỏ được 1/3 hay thậm chí ½ nhân viên làm việc thì hàng tháng bạn sẽ tiết kiệm được bao nhiêu chi phí? Nếu không có sự hỗ trợ của các công cụ phần mềm thông minh bạn sẽ tốn khá nhiều chi phí cho việc thuê nhân sự để thực hiện công tác kế toán, quản lý phòng và chăm sóc khách hàng… mà hiệu quả việc vẫn không như ý.

Việc quản lý truyền thống vừa không tiện lợi mà mang lại nhiều rủi ro. Còn lý do gì mà không áp dụng công nghệ quản lý thông minh vào nhà trọ của mình. Thay đổi ngay hôm nay không bao giờ là quá muộn. Với phần mềm quản lý nhà trọ thông minh iTro không những tiết kiệm được thời gian, chi phí, nhân lực mà việc thất thoát được triệt tiêu hoàn toàn.